作業手順書の作り方｜マニュアルとの違いと生成AIで30分で作る方法

作業手順書は「写真1枚＋急所1行」で作り、下書きは生成AIに任せる

• 作業手順書は、1つの作業を「誰がやっても同じ結果になる」ように、順番と急所（失敗しやすいポイント）を書いた文書です。会社全体のルールをまとめた「マニュアル」とは役割が違います。
• 多品種・小口の卸の倉庫では、入荷検品、ピッキング、方面別の出荷仕分けなど、ミスがそのまま誤出荷やクレームにつながる工程から先に作るのが近道です。全部を一度に作る必要はありません。
• スマホで撮った作業写真と、ベテランの口頭説明（音声入力）を生成AIに渡せば、下書きは数分で出ます。人がやるのは「現場で読み合わせて直す」ことだけです。1本あたりの作成時間は、私たちの試算で約3時間から約30分まで縮められます。

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作業手順書とは？マニュアルとの違いと、入れるべき項目

作業手順書とマニュアルの違い

「マニュアルを作りたい」というご相談を受けると、実際には2種類の文書が混ざっていることがよくあります。

マニュアルは「目次」、作業手順書は「各ページの中身」と考えると整理しやすいです。新人さんが現場で本当に困るのは、後者が無いときです。

作業手順書に入れる8つの項目

1本の手順書に入れる項目は、次の8つで足ります。

中でも大事なのは急所です。急所とは「ここを外すと失敗する・ケガをする」というポイントのことです。手順だけを並べた文書は、ベテランから見ると当たり前のことしか書いていません。新人さんが知りたいのは、「なぜそうするのか」「どこで間違えやすいのか」です。

8項目とは別に、表紙に入れる管理欄

手順書の中身とは別に、表紙（またはシートの一番上）に次の管理欄を置きます。何十本も作ると、「どれが最新か」「誰が決めたか」が分からなくなるためです。

承認者を決めておくと、「ベテランAさんのやり方」が「会社の手順」になります。新しい版を出したら、現場に貼ってある古い版や、各自のスマホに保存された古いファイルを回収・削除するところまでを、承認者の仕事にしておくと混乱が起きにくくなります。

法令との関係：雇入れ時の教育と「作業手順」

作業手順書は、社内のためだけの文書ではありません。労働安全衛生規則第35条では、労働者を雇い入れたときや作業内容を変更したときに、事業者が安全衛生の教育を行うことを定めています。その教育事項の一つに「作業手順に関すること」が挙がっています。厚生労働省の「職場のあんぜんサイト」でも、この教育は常時・臨時・日雇いなど雇用形態を問わない、と説明されています。

つまり、パートさんや短期のスタッフに対しても、作業手順を教える必要があります。手順書があれば、教えた内容を記録として残すこともできます。

外国人スタッフについては、厚生労働省の通達（平成31年3月28日 基発0328第28号）で、安全衛生教育を「母国語等を用いる、視聴覚教材を用いる等、当該外国人労働者がその内容を確実に理解できる方法により行うこと」とされています。写真の多い手順書と、母国語版の用意は、この考え方にも沿っています。厚生労働省は多言語の教材も公開しています（出典欄を参照）。

手順書は「作って終わり」ではない

職場のあんぜんサイトの「ヒヤリハット」の解説には、作業手順書どおりに作業しなかったことが原因でも、「手順書に無理があって守ることができないのかもしれません。手順書の見直しの良い機会と考えるべきです」と書かれています。

手順書が守られないときは、人を責める前に手順書を疑う。この姿勢があると、手順書が現場で生き続けます。

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卸の倉庫の工程別に見る、手順書の急所

日用品・紙・業務用品などを多品種・小口で扱う卸の倉庫では、品目数が多く、似た商品が並び、出荷先も多いのが特徴です。工程ごとに、手順書で押さえるべき急所を整理しました。

ピッキングの方式ごとの違いと、誤出荷を減らす工夫はピッキングとは｜方式の違いと誤出荷を減らす方法で詳しく書いています。棚卸の手順書を作る場合は、棚卸のやり方と効率化もあわせてご覧ください。

まず作るのは「誤出荷に直結する3本」

全工程を一度に作ろうとすると、たいてい途中で止まります。私たちがおすすめしているのは、次の3本から始めることです。

1. バラピッキング：品番違い・数量違いが最も起きやすい工程です。
2. 出荷仕分け（方面別）：仕分け先を間違えると、別のお客様に届いてしまいます。
3. 入荷検品：ここで入数違いを見逃すと、在庫数が最後までずれます。

この3本ができると、新人さんに「まずこれを読んで」と渡せるものができます。

写真は「正しい例」と「間違えやすい例」を並べる

似た商品が隣り合う卸の倉庫では、正しい写真だけでは足りません。新人さんがつまずくのは、「正しいもの」と「よく似た間違い」の区別だからです。急所のある手順には、間違えやすい例の写真を横に並べ、違いが出る場所に丸を付けます。

間違えやすい例は、過去の誤出荷やヒヤリハットの記録から選ぶのが確実です。実際に起きた取り違えなので、現場の納得感も違います。写真に得意先名や個人名が写る場合は、伏せてから使います。

正式版にする前に、試し運用をはさむ

下書きができたら、すぐに正式版として配らず、1〜2週間ほど試し運用の期間を置くのがおすすめです（期間は目安です）。

1. 入社間もない人、パートさん、外国人スタッフなど、ベテラン以外の2〜3人に、手順書だけを見て作業してもらう
2. 手が止まった場所、質問が出た場所に、班長が印を付けていく
3. 試し運用の期間中に起きた誤出荷やヒヤリハットを、手順書の該当箇所と照らし合わせる
4. 印の付いた箇所を直し、物流責任者が承認して「第1版」として配る

手が止まった場所は、たいてい手順が抜けているか、急所の「なぜ」が書かれていない場所です。ここを直してから配ると、配った後に「手順書どおりにやったのに間違えた」という声が減ります。

フォークリフト周りの安全も手順書に入れる

厚生労働省の「陸上貨物運送事業における荷役作業の安全対策ガイドライン」では、荷主側の施設についても、フォークリフトの走行場所と歩行通路を分けること、構内の制限速度などのルールを決めて見やすい場所に掲示すること、通路の死角にミラーを置くことなどが示されています。運転する人には、人の昇降など用途外の使い方をしない、荷崩れを防ぐ、停車時に逸走（勝手に動き出すこと）を防ぐ措置をとる、といった事項が並んでいます。

また同ガイドラインでは、フォークリフトの運転に必要な資格として、最大荷重1トン以上は技能講習、1トン未満は特別教育が挙げられています。

手順書に落とすときは、次の点を必ず入れます。

• 歩行通路の位置（写真で示す）
• 「フォークリフトの近くを通るときは、運転者と目を合わせてから」など、歩く側のルール
• 資格のない人は運転しない、というはっきりした一文
• 始業前点検の項目（自社の点検表がある場合はそれに合わせる）

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手順書づくりでよくある5つの失敗と対策

失敗1：文字だけで、長すぎる

Wordで10ページの手順書を作っても、現場では読まれません。作業中に見るのは、せいぜい1画面分です。

対策：1手順＝1行＋写真1枚にします。A4なら1〜2枚、スマホなら縦スクロール1回分が目安です。

失敗2：ベテランの「当たり前」が抜けている

ベテランが書くと、「入数を見る」「ロットを確認する」といった、本人にとって当たり前のことが抜けます。そこが新人さんのつまずきどころです。

対策：書くのはベテランでも、読み合わせは新人さんにお願いします。新人さんが「ここはどういう意味ですか」と聞いた箇所が、急所の候補です。

失敗3：作った後、更新されない

商品の入れ替えやロケーション変更があっても、手順書はそのまま。半年後には誰も信用しなくなります。

対策：表紙に「最終更新日」と「担当者」を書きます。ヒヤリハットや誤出荷が起きたら、その工程の手順書を見直すと決めておきます。

失敗4：外国人スタッフに日本語版をそのまま渡す

日本語が話せるスタッフでも、漢字の多い文書を作業中に読むのは大変です。

対策：まず「やさしい日本語」版（短い文、ふりがな、難しい言葉の言い換え）を作ります。そのうえで、必要に応じて母国語版を用意します。

失敗5：作る時間が取れない

一番多いのがこれです。現場の責任者は日中ずっと出荷対応に追われていて、机に向かう時間がありません。

対策：「書く」作業を生成AIに任せます。人は写真を撮り、話し、最後に確認するだけにします。次の章で具体的なやり方をご紹介します。

写真と口頭メモから、生成AIで下書きを作る

ここからは実演です。使う生成AIは、ChatGPT、Claude、Gemini のどれでも構いません。いずれも画像を読み取ることができます。

準備するもの

• 作業写真 3〜8枚：スマホで、作業の流れに沿って撮ります。棚番、ラベル、端末の画面など「見るべき場所」が写っていると精度が上がります。
• 口頭メモ：ベテランに作業をしてもらいながら、スマホの音声入力で説明を話してもらいます。「ここで入数を見る。なぜかというと…」のように、理由まで話してもらうのがコツです。
• 自社の手順書テンプレート：あれば項目名をそのまま使います。無ければ、前の章の8項目で十分です。

手順（全体で約30分）

1. ベテランの作業を撮影しながら、口頭で説明してもらう（約10分）
2. 写真と文字起こしを生成AIに貼り、プロンプト①で下書きを作る（約5分）
3. 下書きを現場で読み合わせ、違う箇所を直す（約10分）
4. 必要に応じて、プロンプト②で多言語版、③で確認テストを作る（約5分）

時間はあくまで目安です。作業の長さや、現場の確認にかかる時間で前後します。

プロンプト①：作業手順書の下書き

写真を添付したうえで、次の文章を貼り付けて使います。【 】の中は自社に合わせて書き換えてください。

あなたは卸売業の倉庫で、新人教育を担当している物流の専門家です。
添付した写真（撮影順に1〜6）と、下の「口頭メモ」をもとに、
作業手順書の下書きを作ってください。

# 作業名
【バラピッキング（カート使用）】

# 読む人
入社1か月以内のパート・アルバイト・外国人スタッフ

# 出力の形式
次の8項目の見出しで、Markdownの表と箇条書きで書いてください。
1. 作業名
2. 目的（1〜2文）
3. 使う道具
4. 手順（番号つき。1行1動作。各手順に対応する写真番号をつける）
5. 急所・ポイント（各手順について「何を」「なぜ」）
6. 安全上の注意
7. 品質基準（何ができたら合格か）
8. 写真の説明（写真ごとに、何を見るべきかを1行で）

# ルール
- 1文は40字以内。専門用語には（ ）で短い説明をつける。
- 口頭メモに無いことを推測で書いた場合は、文末に【要確認】とつける。
- 写真から読み取れない数値（重さ、個数など）は作らない。

# 口頭メモ（音声入力の文字起こし）
【ここに貼り付け】

ポイントは**「推測で書いたところに【要確認】をつける」**という指示です。生成AIは、それらしい内容を補って書くことがあります。印をつけさせておけば、現場で確認すべき箇所がすぐに分かります。

プロンプト②：やさしい日本語・多言語版

プロンプト①で作り、現場で確認した手順書を貼り付けて使います。

下の作業手順書を、次の2つの版に書き直してください。

# 版1：やさしい日本語
- 1文は20字くらいまで。
- 漢字にはふりがなを（ ）でつける。
- 「確認する」→「見る」、「速やかに」→「すぐに」のように、やさしい言葉にする。
- 手順の番号と写真の番号は変えない。

# 版2：【ベトナム語】
- 版1の内容を【ベトナム語】に訳す。
- 各行の下に、日本語（やさしい日本語）を並べて書く。
- 安全に関わる言葉（あぶない、止まる、さわらない）は太字にする。
- 訳に自信がない言葉は、文末に【要確認】とつける。

# 作業手順書
【ここに貼り付け】

日本語と母国語を並べて書かせると、日本人の先輩が隣で一緒に読めます。翻訳は、可能であれば同じ言語を話せるスタッフに一度見てもらってください。特に安全に関わる言葉は、人の目での確認をおすすめします。

プロンプト③：新人向けの確認テスト

教えた内容が伝わったかを確かめるための、短いテストを作ります。

下の作業手順書をもとに、新人スタッフ向けの確認テストを作ってください。

# 条件
- 問題数は5問。3択問題を3問、〇×問題を2問。
- 必ず「急所・ポイント」と「安全上の注意」から2問以上出す。
- 写真番号を使った問題を1問入れる（例：写真3で、見るべき場所はどこ？）。
- やさしい日本語で書く。
- 最後に、答えと、なぜその答えになるかを1行で書く。

# 作業手順書
【ここに貼り付け】

テストの結果は、教えた日付とあわせて残しておくと、教育の記録にもなります。

作成時間の比較（試算）

以下は、私たちが想定した前提での試算です。実際の時間は、作業の複雑さや社内の確認の流れによって変わります。

試算の前提：作業手順10ステップ前後、写真6枚程度の手順書1本。従来は責任者が現場でメモを取り、事務所でWordに清書する流れを想定。生成AIの場合は、ベテランが話しながら作業し、その場で撮影する流れを想定。

仮に優先度の高い手順書を20本作るとすると、試算上は約60時間が約10時間になります。浮いた時間は、現場での読み合わせや、新人さんへの声かけに回せます。

入れてはいけない情報と、安全な使い方

生成AIを業務で使うときは、次の点に気をつけてください。

• 取引先名・店舗名・個人名は入れない：口頭メモや写真に写り込んだ伝票、送り状、ラベルの名前は、「A社」「〇〇店」のように置き換えるか、写真を切り取ってから渡します。
• 従業員の顔写真は使わない：手元や棚だけを撮れば、手順書としては十分です。
• 法人向けプランを使い、学習に使われない設定を確認する：ChatGPT、Claude、Gemini などには法人向けのプランがあり、入力した内容をAIの学習に使わない設定・規約になっているものがあります。導入時に、各社の規約と管理画面の設定を必ず確認してください。無料の個人アカウントで業務データを扱うのは避けてください。
• 最終確認は人がする：特に安全に関わる記述と、数値（重さ、数量、資格の区分など）は、必ず現場の責任者が確認します。

生成AIの導入費用は、条件が合えば補助金の対象になる場合があります。詳しくは卸売業で使えるデジタル化・AI導入補助金2026にまとめています。

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まとめ

作業手順書は、ベテランの頭の中にある「段取り」と「急所」を、誰でも見られる形にする文書です。マニュアルのように全体を網羅する必要はありません。誤出荷に直結するバラピッキング、出荷仕分け、入荷検品の3本から始めれば十分です。

作り方のコツは、1手順＝1行＋写真1枚にすること、急所に「なぜ」を書くこと、そして新人さんと読み合わせることです。雇入れ時の教育で作業手順を教えることは、パートさんや外国人スタッフも含めて求められています。手順書は、その教育を確実にするための道具でもあります。

「書く時間がない」という一番の壁は、生成AIで小さくできます。スマホで写真を撮り、ベテランに話してもらい、AIに下書きを作らせ、現場で直す。この流れなら、1本あたりの作成時間は試算で約3時間から約30分です。

とはいえ、どの工程から手をつけるか、どのAIをどう設定するか、手順書をどこに置けば現場で使われるかは、倉庫ごとに答えが違います。私たちは卸の物流の現場を見てきた立場から、物流・卸売業向けのAI顧問として、その整理からお手伝いしています。御社の倉庫で何ができるか、60分の無料相談で整理します。まずは無料相談からお気軽にご相談ください。

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出典・参考

• 労働安全衛生規則 第35条（雇入れ時等の教育）｜e-Gov法令検索
• 安全衛生教育［安全衛生キーワード］｜厚生労働省 職場のあんぜんサイト
• ヒヤリハット［安全衛生キーワード］｜厚生労働省 職場のあんぜんサイト
• 外国人労働者に対する安全衛生教育の推進等について（平成31年3月28日 基発0328第28号）｜厚生労働省
• 外国人労働者の安全衛生管理｜厚生労働省
• 各種教材・ツール（外国人労働者向け動画教材ほか）｜厚生労働省 職場のあんぜんサイト
• 陸上貨物運送事業における荷役作業の安全対策ガイドライン（平成25年3月25日 基発0325第1号）｜厚生労働省
• 荷主等の皆様へ「陸上貨物運送事業における荷役作業の安全対策ガイドライン」のご案内｜厚生労働省